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离职交接还是“教”接?

发布时间:12-08  

几乎所有的公司都规定了员工离职流程,包括离职申请、填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品及公司财产的移交、监督移交、人员退保、离职生效、资料存档……甚至包括离职分析与离职员工的后续管理,但很少有公司将离职管理的每一个环节落到实处,并做好数据记录。


事实上,再规范的离职流程,仍然有很多问题在员工离职后暴露出来。如OA等各种账号未及时收回、注销;工资余额不够扣社保;资料缺失,商业秘密泄露,客户流失……离职管理不是为了走流程,每一个流程必须有相对应的表格,才能达到预期效果。


各种账号未收回注销,暴露出我们在账号管理方面的随意性;社保余额不足,说明我们在离职时间节点上控制不到位;商业秘密泄露,间接说明我们在日常的商业秘密管理和业务资料管理等方面办法还不多……离职管理,必须尽量减少人员流失带来的损失、规避相关人事纠纷及法律风险。


每人一张离职表——针对性强


有些公司,特别重视离职管理,以离职交接为例,公司并不是通用的离职交接表,而是一个员工一个交接表!


注意,不是一个岗位一个离职交接表,而是一个员工一个!面对这种情况也存在很多的非议。有人说是无用功,我却认为有一定的道理。公司人数不算多,每个人都有差异,如有人使用公司的电话卡,有人住的员工宿舍……即使同一个岗位,分工也不完全相同,客户或业务的进展程度也不一样……每人一张离职表,针对性更强。


这样苛刻的离职交接制度,依然不能避免离职人员交接时出工不出力,让交接流于形式,原因何在?这与我们对离职交接的认知息息相关。


离职交接,重在“交”和“接”,而非“教”和“学”


一名员工离职,交接了三周左右,尚有多项工作未能交接完毕。同时该名老员工也比较自私,涉及到其岗位核心技术的工作,都交接的比较模糊,导致接手的新人不能尽快熟悉岗位工作。


在我的认知里,离职的过程是有清晰的交接目录,有完整的资料和实物,经监交人审核无误后,移交给接受人即可。离职交接真得需要这么长的周期吗?


交接了三周,竟然还有多项工作未能交接完毕,显然,这不是在“交”,而是“教”。举个例子,绩效专员离职交接,他整理好现行的绩效制度与流程、每月绩效数据的电子版和纸质版、绩效面谈等资料,是不是就可以了?难道一定要他教会新人如何筛选,如何做透视,应该掌握哪些面谈技巧?


定期管理员工工作数据


为什么很多工作交接不清,这反映出日常管理缺失。如各种资料,如果公司定期检查、收集工作资料和电子档案,加强相关资料的管理;严格信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作;在办公场所设置加强保密措施,如很多企业办公区不允许上网或加强网络管理,电脑不设USB接口和软驱等。


有些企业的离职通知很突然,直接控制电脑,进入脱密期,虽然有些不近人情,但至少保证了资料的完整性,避免被刻意复制或删除。可见离职管理必须与公司其它管理工作和人力资源的其它方面工作结合起来分析,才能确保交接的顺利进行以及有效的控制风险。


离职,一个敏感像是高压线却又不得不提的话题,一个好的离职交接才能有一个全新的开始工作!

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